Voor wie is dit artikel?
- Tandarts
- Manager
- Baliemedewerker
Vereisten
- Simplex(-M)
WLZ declaratie indienen
Simplex(-M) biedt de mogelijkheid om Wet Langdurige Zorg (WLZ) patienten te kunnen declareren. In deze handleiding wordt uitgelegd hoe er een WLZ declaratie run kan worden aangemaakt en kan worden ingediend.
De WLZ declaraties worden volgens een MZ301 bestand aangemaakt. Dit bestand kan vervolgens bij de zorgverzekeraar of factoringsmaatschappij worden ingediend.
Let op!
Voordat u kunt declareren dient de patient eerst gemarkeerd te worden als WLZ patient. Daarna mogen de verrrichtingen op de juiste manier worden ingevoerd. Zie handleiding ‘WLZ: Wet langdurig zorg instellen’
Huidige Simplex(-M) beginscherm
Navigeer naar Declareren > Zorgverzekeraar > MZ301 Zorgverzekeraars declaratie
Vul in het bovenstaande venster de juiste gegevens in:
Declareren tot en met: Geef aan tot welke datum er gedeclareerd mag worden
Alle zorgverzekeraars: Vink alle zorgverzekeraars aan of zet een rode pijl voor de juiste zorgverzekeraar
Alle zorgkantoren (WLZ): Selecteer alle zorgkantoren (Alleen voor WLZ patienten)
Alle medewerkers: Selecteer alle medewerkers of zet een rode pijl voor de medewerkers die mee mogen gaan in de run
Soort declaratie: Kies uit Productie of Test run
Declaratie bestanden: Kies voor de optie ‘Opslaan op Harde schijf in de map ‘declaraties’ of Direct versturen naar Vecozo via Internet.
Klik daarna op het groene vink icoon 
om de run te draaien. U krijg de volgende melding in beeld ‘Klaar. Er zijn fouten geconstateerd (indien er fouten aanwezig zijn) De declaratie bestanden zijn in de map (lokatie) aangemaakt’. Klik op ‘OK’.
Let op!
Het is handig om eerst de test run uit te voeren en daarna pas de productie run te draaien, zodat eventuele fouten nog gecorrigeerd kunnen worden voordat de productie run begint."
In de bovenstaande ‘Foutenlijst’ wordt aangegeven wat eventueel voor een afwijzing kan leiden.
Volg de instructies op van de foutenlijst. Dit kunt u uitvoeren door vanuit het patientenbestand patient 4 (zie bovenstaande afbeelding) op te zoeken en de ontbrekende gegevens in te vullen. Heeft u alles gewijzigd dan kan de bovenstaande stappen opnieuw gevolgd worden om te controleren of de foutenlijst van de ‘Test’ run nu leeg is.
Controleer daarna in tabblad 1 'Gedeclareerde verrichtingen per patient' of de gewenste patienten mee gaan in deze run.
Staat alles correct dan kan er nu i.p.v. een ‘Test’ een ‘Productie’ run gedraaid worden. Kies nu de Soort declaratie 'Productie' aan en klik op het groene vink icoon 
Het bovenstaande venster kan gecontroleerd en gesloten worden.
De productie run is nu aangemaakt.
Klik nu op het gele map 
icoon. (zie afbeelding hieronder)
Het bestand (het productie bestand zonder ‘Test’ in de naam) mag nu geuploaded worden op het portaal van Vecozo of de factoringsmaatschappij.
Dit doet u door in te loggen op de website van Vecozo of de factoringsmaatschappij.
Nieuwe Simplex(-M) beginscherm
Navigeer naar Declareren > MZ301 Zorgverzekeraars declaratie
Vul in de bovenstaande afbeelding de juiste gegevens in:
Declareren tot en met: Geef aan tot welke datum er gedeclareerd mag worden
Alle zorgverzekeraars: Vink alle zorgverzekeraars aan of zet een rode pijl voor de juiste zorgverzekeraar
Alle zorgkantoren (WLZ): Selecteer alle zorgkantoren (Alleen voor WLZ patienten)
Alle medewerkers: Selecteer alle medewerkers of zet een rode pijl voor de medewerkers die mee mogen gaan in de run
Soort declaratie: Kies uit Productie of Test run
Declaratie bestanden: Kies voor de optie ‘Opslaan op Harde schijf in de map ‘declaraties’ of Direct versturen naar Vecozo via Internet.
Klik daarna op het groene vink icoon om de run te draaien. U krijg de volgende melding in beeld ‘Klaar. Er zijn fouten geconstateerd (indien er fouten aanwezig zijn) De declaratie bestanden zijn in de map (lokatie) aangemaakt’. Klik op ‘OK’.
Let op!
Het is handig om eerst de test run uit te voeren en daarna pas de productie run te draaien, zodat eventuele fouten nog gecorrigeerd kunnen worden voordat de productie run begint."
In de bovenstaande ‘Foutenlijst’ wordt aangegeven wat eventueel voor een afwijzing kan leiden.
Volg de instructies op van de foutenlijst. Dit kunt u uitvoeren door vanuit het patientenbestand patient 4 (zie bovenstaande afbeelding) op te zoeken en de ontbrekende gegevens in te vullen. Heeft u alles gewijzigd dan kan de bovenstaande stappen opnieuw gevolgd worden om te controleren of de foutenlijst van de ‘Test’ run nu leeg is.
Controleer daarna in tabblad 1 'Gedeclareerde verrichtingen per patient' of de gewenste patienten mee gaan in deze run.
Staat alles correct dan kan er nu i.p.v. een ‘Test’ een ‘Productie’ run gedraaid worden. Kies nu de Soort declaratie 'Productie' aan en klik op het groene vink icoon
Het bovenstaande venster kan gecontroleerd en gesloten worden.
De productie run is nu aangemaakt.
Klik nu op het gele map icoon. (zie afbeelding hieronder)
Het bestand (de productie bestand zonder ‘Test’ in de naam) mag nu geüpload worden op de portaal van Vecozo of de factoringmaatschappij.
Dit doet u door in te loggen op de website van Vecozo of de factoringmaatschappij.
Algemene declaratie uitleg
Vorige run overzicht
In het ‘vorige runs’ venster is een overzicht te zien van de runs die in Simplex(-M) zijn aangemaakt.
Ook is er te zien welke patienten er mee zijn gegaan in de run.
Hierbij een uitleg van de kolommen in het ‘Vorige runs' venster. (Zie afbeelding bovenstaand)
- Runnummer - Welke runnummer is er aangemaakt
- Datum - Datum van aangemaakte productie run
- #Dec - Aantal patienten die mee zijn gegaan in declaratie run
- E.B - Bedragen die gedeclareerd zijn
- Verz - Bedragen die gedeclareerd zijn naar zorgverzekeraar
- Totaal - Totaal gedeclareerde bedrag
- Betaald - Verwerkte bedrag in de boekhouding
- Dat.bet. - Datum van betaalde verwerking in de boekhouding in (Simplex(-M)
- Instantie - Factoringsmaatschappij
- Opmerkingen - Opmerkingen veld voor factoring/zorgverzekeraar
- Me - Medewerkerscode
- CB - Continuiteitsbijdrage (N.V.T)
-
Status - Status van een declaratie naar zorgverzekeraar
In het onderste kolom van de ‘Vorige runs’ venster wordt een overzicht van patienten getoond die mee zijn gegaan in de run. (Zie bovenstaande afbeelding een voorbeeld).
Herhalings run draaien
Het kan soms voorkomen dat een hele run is afgewezen.
Een reden daarvan kan bijvoorbeeld een onjuiste praktijk AGB code zijn of een ontbrekende onder/bovenkaak indicatie.
In dit soort gevallen mag er een herhaling op de run gedraaid worden.
Let op!!!!
Een herhaling op een run mag alleen als de hele run is afgewezen!
Nadat de fouten gecorrigeerd zijn kan er een herhaling gedaan worden. Dit houdt in dat er nieuwe aangepaste bestand wordt aangemaakt die ingediend kan worden.
Navigeer naar:
HUI: Declareren > Kies Factoring of Zorgverzekeraar > Kies de naam Factoringsmaatschappij of MZ301 zorgverzekeraars declaratie aan
NUI: Declareren > Kies de naam Factoringsmaatschappij of MZ301 zorgverzekeraars declaratie aan
Ga naar tabblad 2. Herhaling en vul het ‘Run’ nummer in en klik op het groene vink 
icoon. Controleer de declaratie overzicht.
Klik op het rode kruis in het declaratie overzicht en klik op het gele map 
icoon.
Er is nu een nieuwe declaratie bestand aangemaakt. Dit bestand kan worden geüpload in het portaal van de factoringmaatschappij of van de zorgverzekeraar.
