Voor wie is dit artikel?
- Tandarts
- Baliemedewerker
Vereisten
- Simplex
Een agenda afspraak bevestigingsemail
In Simplex heeft u de mogelijkheid om een afspraak bevestiging aan te maken. Dit kunt u zowel automatisch als handmatig laten klaarzetten. Zodra de afspraakbevestiging is gemaakt, dan zal deze klaar staan in het e-mail overzicht. In deze handleiding leg ik uit hoe u een afspraak bevestiging kunt aanmaken en kunt versturen per e-mail.
Afspraak bevestiging instellen
Huidige Simplex(-M) UI
Navigeer naar het ‘Kalender’ icoon en kies voor Instelling > Agenda instellingen > Tabblad 2. Afspraak bevestiging.
U krijg het volgende venster in beeld.
In het bovenstaande venster kunt u het volgende instellen:
Als er een afspraak gemaakt wordt, bevestig die dan d.m.v. een email aan de patiënt: Met dit vinkje kunt u ervoor kiezen dat de afspraak bevestiging automatisch voor u wordt klaargezet in het email overzicht. Wilt u de afspraak bevestigingen handmatig klaarzetten? kijk dan naar ‘Afspraak bevestigingen automatisch klaarzetten’.
E-mail layout voor het bevestigen van de gemaakte afspraak (niet verplicht): Als u op de F9 toets klikt kunt u een zelfgemaakte layout voor de afspraak bevestiging selecteren.
Onderwerp van de afspraakbevestigingsemail: Geef hier het onderwerp op. Bijvoorbeeld ‘Afspraak bevestiging’.
Wacht … minuten met het verzenden van de email: Hier kunt u aangeven na hoeveel minuten u de afspraak bevestiging wenst te versturen/dat deze verstuurd mag worden. Dit kan bijvoorbeeld 5 minuten na het maken van de afspraak zijn.
Uiterste verzendtijd: In dit venster kunt u opgeven op welk tijdstip u uiterlijk de afspraak bevestigingsemail verstuurd wilt hebben. Maakt u om 16:50 een afspraak kan de e-mail alsnog om 17:00 worden verstuurd.
Tekst boven de afspraakvermeldingen: Vermeld hier de gewenste tekst boven de afspraak tijd/datum.
Tekst onder de afspraakvermeldingen: Vermeld hier de gewenst tekst onder de afspraak tijd/datum.
Praktijk instellingen opties: Hier kunt u aanvinken wat u eventueel zou willen onderdrukken of welke soort afspraken u wel/niet wilt meenemen als bevestigingsemail. Dit doet u door er een vinkje voor te zetten.
Onderdruk de afspraakduur in de email
Onderdruk ‘Afspraak met…’ in de email
Onderdruk de geboortedatum in de email
2e lijns afspraken meenemen in de email
Bij het verkorten of verlengen van een afspraak geen afspraakbevestiging sturen
Kies voor het groene vinkje 
om de instellingen op te slaan.
Nieuwe Simplex(-M) UI
Navigeer naar Agenda > Instelling > Agenda instellingen > Tabblad 2. Afspraak bevestiging.
U krijg het volgende venster in beeld.
In het bovenstaande venster kunt u het volgende instellen:
Als er een afspraak gemaakt wordt, bevestig die dan d.m.v. een email aan de patiënt: Met dit vinkje kunt u ervoor kiezen dat de afspraak bevestiging automatisch voor u wordt klaargezet in het email overzicht. Wilt u de afspraak bevestigingen handmatig klaarzetten? kijk dan naar ‘Afspraak bevestigingen automatisch klaarzetten’
E-mail layout voor het bevestigen van de gemaakte afspraak (niet verplicht): Als u op de F9 toets klikt kunt u een zelfgemaakte lay out voor de afspraak bevestiging selecteren.
Onderwerp van de afspraakbevestigingsemail: Geef hier het onderwerp op. Bijvoorbeeld ‘ Afspraak bevestiging’.
Wacht … minuten met het verzenden van de email: Hier kunt u aangeven na hoeveel minuten u de afspraak bevestiging wenst te versturen. Dit kan bijvoorbeeld 5 minuten na het maken van de afspraak zijn.
Uiterste verzendtijd: In dit venster kunt u opgeven op welk tijdstip u uiterlijk de afspraak bevestigingsemail verstuurd wilt hebben.
Tekst boven de afspraakvermeldingen: Vermeld hier de gewenste tekst boven de afspraak tijd/datum.
Tekst onder de afspraakvermeldingen: Vermeld hier de gewenst tekst onder de afspraak tijd/datum.
Praktijk instellingen opties: Hier kunt u aanvinken wat u eventueel zou willen onderdrukken of welke soort afspraken u wel/niet wilt meenemen als bevestigingse-mail. Dit doet u door er een vinkje voor te zetten.
- Onderdruk de afspraakduur in de email
- Onderdruk ‘Afspraak met…’ in de email
- Onderdruk de geboortedatum in de email
- 2e lijns afspraken meenemen in de email
- Bij het verkorten of verlengen van een afspraak geen afspraakbevestiging sturen
Kies voor het groene vinkje om de instellingen op te slaan.
Afspraak bevestiging per email versturen
Huidige Simplex(-M) UI
De afspraak bevestiging staat nu klaar om verstuurd te worden in het email overzicht.
Navigeer naar het email overzicht. U kunt de afspraak bevestigingse-mail vinden in de ‘Alle accounts’ bak. U kunt nu op ‘Email verzenden’ > ‘Verstuur e-mails’ klikken. De e-mail is nu verstuurd.
Let op!
Mailt u automatisch, dan kunt u de e-mails laten staan in de ''alle accounts' bak. Deze zullen dan automatisch worden verstuurd door de smuss service.
Nieuwe Simplex(-M) UI
De afspraak bevestiging staat nu klaar om verstuurd te worden in het email overzicht.
Navigeer naar Email > @ Email center. U kunt de afspraak bevestigingse-mail vinden in de ‘Alle accounts’ bak. U kunt nu op ‘Email verzenden’ > ‘Verstuur e-mails’ klikken. De afspraak bevestigingsemail is nu verstuurd.
Let op!
Mailt u automatisch, dan kunt u de e-mails laten staan in de ''alle accounts' bak. Deze zullen dan automatisch worden verstuurd door de smuss service.
Afspraakbevestigingen handmatig klaarzetten
U kunt een keuze maken om de afspraak bevestigingen automatisch of handmatig klaar te zetten in het e-mail overzicht.
Wilt u dat simplex(-M) de afspraak bevestigingen automatisch aanmaakt en klaarzet in het e-mail overzicht, lees dan ‘Afspraak bevestiging instellen’ (bovenin) en kies voor het vinkje ‘Als er een afspraak gemaakt wordt, bevestig die dan d.m.v. een email aan de patiënt’. Kiest u ervoor om de afspraakbevestigingen handmatig aan te maken en klaar te zetten, volg dan de onderstaande instructies.
Huidige Simplex(-M) UI
Navigeer naar de agenda en klik met uw rechter muis knop op de afspraak. Kies nu voor de optie ‘Maak afspraakbevestigingsemail’. Dit kunt u ook met de sneltoets Ctrl+F12 uitvoeren. Er wordt nu een ‘EB’ (Email bevestiging) op de agenda regel getoond. De email bevestiging staat nu klaar in de ‘Alle accounts’ bak in het e-mail overzicht. Wilt u de afspraakbevestigingsemail versturen, lees dan de volgende instructies in ‘Afspraakbevestiging per email versturen’.
Nieuwe Simplex(-M) UI
Navigeer naar de agenda en klik met uw rechter muis knop op de afspraak. Kies nu voor de optie ‘Maak afspraakbevestigingsemail’. Dit kunt u ook met de sneltoets Ctrl+F12 uitvoeren. Er wordt nu een ‘EB’ (Email bevestiging) op de agenda regel getoond. De email bevestiging staat nu klaar in de ‘Alle accounts’ bak in het e-mail overzicht. Wilt u de afspraakbevestigingsemail versturen, lees dan de volgende instructies in ‘Afspraakbevestiging per email versturen’.
