MZ302 Instellen en Automatisch Verwerken
Info
Voor wie is dit artikel: Systeembeheerder, praktijkeigenaar of manager
Soort artikel: Installatie handleiding
Vereisten: Vecozo koppeling
Inleiding
In Simplex is het mogelijk om de retourinformatie van de zorgverzekeraar, de MZ302 bestanden automatisch te verwerken. In deze handleiding leggen wij u uit welke stappen hierbij nodig zijn.
Let op!
Dit geldt enkel als u de declaratiebestanden bij Vecozo, via de website of rechstreeks via Simplex aanlevert.
Instellen
Automatische verwerking van de MZ302 instellen
Om het automatisch verwerken van de MZ302 bestanden te kunnen gebruiken moet dit eerst geactiveerd worden in de instellingen, u kunt hiervoor navigeren naar: Applicatie-instellingen>Algemene instellingen>tab. MZ301/MZ302/ZH308.
Onder het kopje MZ302 retour instellingen kunt u de optie MZ302 mag automatisch worden verwerkt aanvinken.
Druk op het groene vinkje om de algemene instellingen op te slaan.
Instellen van de grootboekrekening
Om de automatische correcties juist in de boekhouding te kunnen verwerken moet er eerst een grootboekrekening gekoppeld worden, hiervoor kunt u navigeren naar: Applicatie- instellingen>Algemene instellingen>tab 5. Behandelkaart>subtab 3. Techniek+BW.
Druk op het groene vinkje om de algemene instellingen op te slaan.
Koppelen van het dagboek
Om de correcties te verwerken moet ook aan het verrekenboek een dagboek gekoppeld worden, u kunt hiervoor navigeren naar: Applicatie-instellingen>Algemene instellingen>Boekhouding>tab 2. Standaard dagboeken
Info
De rekening die gekoppeld wordt moet van het type `kas` zijn. Druk op het `groene vinkje` om de algemene instellingen op te slaan.
Invoer en declaratie
Invoer in de kaart
Als u de verrichtingen bij Vecozo wilt aanleveren moeten de bedragen in de kolom `verzekeraars` in de kaart staan.
Vergeet u niet om de tot hier declareren regel te plaatsen zodat de regels gedeclareerd kunnen worden.
Declareren naar Vecozo
Om de declaraties bij Vecozo aan te bieden kunt u navigeren naar: Declareren>Zorgverzekeraars>MZ301 Zorgverzekeraars declaratie.
Het volgende venster komt nu naar voren.
Probeer altijd eerst een test declaratie aan te maken. Als er tijdens de test geen fouten naar voren komen kunt u de productie run starten met het groene vinkje.
Let op!
Als u kiest voor opslaan op de harde schijf in de map declaraties moeten de bestanden aangeboden worden op de website van Vecozo, de retourinformatie moet dan ook van de website worden gedownload en handmatig worden ingelezen. Als u kiest voor Direct versturen naar Vecozo via Internet worden de bestanden via Simplex rechtstreeks aangeboden bij Vecozo, in deze situatie kunt u via Vorige runs de run opzoeken en met uw rechtermuisknop kiezen voor Elektronische declaratie>Retourinformatie ophalen.
MZ302 bestanden automatisch verwerken
Handmatig inlezen voor automatische verwerking
Om de MZ302 bestanden handmatig in te lezen moet u eerst het bestand downloaden via de Vecozo website.
Als u dit bestand heeft gedownload moet het ZIP bestand uitgepakt worden als deze is uitgepakt
kunt u deze inlezen in Simplex, hiervoor kunt u navigeren naar: Declareren>Zorgverzekeraars>MZ302 Inlezen retour informatie.
Het volgende venster komt nu naar voren:
Blader hier naar het gedownloade bestand van de Vecozo website. Als u het bestand heeft gevonden kunt u deze selecteren, vervolgens klikt u op Openen om het bestand in te lezen.
Er opent nu een scherm met afgewezen bedragen en de betekenissen van de foutcodes. Klik op het
groene vinkje om de MZ302 afwijzingen door te voeren.
Let op!
- Indien een MZ302 bestand automatisch verwerkt word zal het niet uitgekeerde bedrag op de patiëntenkaart naar de eigen bijdrage verplaatst worden. Dit bedrag zal bij de patiënt in rekening gebracht worden.
- Nadat de MZ301 voor de patiënt ingediend is mag er geen eigen bijdrage factuur voor de patiënt gemaakt worden totdat de MZ302 gegevens verwerkt zijn.
- De automatische verwerking van de MZ302 run kan niet ongedaan gemaakt worden.
Automatisch inlezen voor automatische verwerking
Om de MZ302 bestanden automatisch in te lezen kunt u navigeren naar: Declareren>Zorgverzekeraars>MZ301 Zorgverzekeraars declaratie>Vorige runs
In dit venster kunt u de run opzoeken en met uw rechtermuisknop kiezen voor Elektronische declaratie>Retour informatie ophalen
Het volgende venster komt nu naar voren:
In het overzicht kunt u zien wat er precies wordt afgewezen, klik op het groene vinkje om de
MZ302 afwijzingen door te voeren.
Bedrag kan niet naar de patiënt worden doorgeschoven
In sommige situaties kunnen de bedragen niet naar de juiste kolom geschoven worden voor verdere afhandeling.
In deze situatie wordt er een icoon voor de regel gegeven en ziet u in de pop-up de reden.
Ga hiervoor naar de behandelkaart van de desbetreffende patiënt. Als u de kaart opent zult u zien dat het bedrag nog in de Verzekeraar kolom staat. In de zorgverzekeraars bedrag kolom wordt een pijl geplaatst om aan te geven dat er nog een bedrag naar de eigen bijdrage verplaatst moet worden.
Als u met de rechtermuisknop aangeeft dat een regel is afgewezen of gecrediteerd, dan wordt het symbool verwijderd.
Als u kiest voor de optie Is afgewezen of gecrediteerd (verwijder de rode pijl en onderneem verder geen actie) dan zal de rode pijl verdwijnen en wordt er verder niks met de regel gedaan.
U kunt nu de betaling in de boekhouding verwerken.
Mogelijke meldingen bij verwerken
Mogelijke meldingen die worden getoond als u drukt op het groene vinkje voor verwerking:
Het volledige bestand is afgekeurd weet u zeker dat u alle bedragen voor alle patiënten bij de patiënt in rekening wil brengen!
Deze melding krijgt u als het volledige bestand is afgewezen, als dit niet correct is kunt u de verwerking afbreken.
Cb niet van toepassing en instelling "MZ302 automatisch verwerken" is niet actief.
Het vinkje voor het MZ302 automatisch verwerken is niet ingeschakeld. - Verrekendagboek is niet ingesteld in de boekhoudinginstellingen.
Bij het verreken dagboek is er geen dagboek geselecteerd.
Grootboekrekeningnummer Standaard techniekkosten is niet ingesteld in techniekinstellingen.
De grootboekrekening waar de techniekkosten verwerkt moeten worden is niet geselecteerd.