Voor wie is dit artikel?
- Praktijk managers
- Balie medewerk(st)er
Vereisten
- Simplex(-M)
- Toegang tot: Printlijsten > Agenda > Afspraak herinneringen
Afspraakherinneringen versturen binnen Simplex(-M)
Wilt u patiënten herinneren aan de gemaakte afspraak? Dan kunt u een afspraakherinnering per mail versturen. In deze handleiding leg ik uit waar u de herinneringsmail kunt opstellen en hoe u deze kunt versturen.
Afspraakherinnering instellingen
Huidige Simplex(-M) UI
Navigeer naar Printlijsten > Agenda > Afspraak herinneringen > Instellingen > Instellingen afspraakherinnering
In het bovenstaande venster kunt u het volgende invullen:
Tekst boven/onder de afspraakvermeldingen: In deze twee vensters kunt u de tekst opgeven die boven en onder de afspraak komen te staan.
CoronaTriage: Wanneer u gebruik wilt maken van de Triage vragenlijst en de SimMultiService heeft ingesteld, kunt u hiermee de CoronaTriage toevoegen aan de afspraakherinnering.
QRCode: Kiest u ervoor om een QR-code te versturen met de herinneringsmail, klik dan op de QRCode knop.
Onderwerp: U kunt ervoor kiezen om zelf een onderwerp in te vullen of om de patiëntnaam als onderwerp te gebruiken.
Onderdruk de afspraakduur in de email: Mocht u de afspraakduur niet willen vermelden in de herinneringsmail, dan kunt u het vakje aanvinken.
Onderdruk 'Afspraak met ...' in de email: Wilt u de behandelaar niet aangeven in de herinneringsmail, dan kunt u het vakje aanvinken.
Onderdruk de geboortedatum in de email: U kunt er voor kiezen om de geboortedatum niet te tonen in de herinneringsmail.
2e lijns afspraken meenemen in de email en het afspraken etiket: U kunt ervoor kiezen om 2e lijns afspraken een herinneringsmail te versturen of om een afspraak etiket te maken.
Wanneer u de invoer wilt opslaan kiest u voor de groene vink.
U keert terug naar het overzicht van de Afspraak herinneringen.
In het bovenstaande venster kunt u het volgende aangeven:
Periode: U kunt hier aangeven vanaf welke data de herinneringsmail verstuurd mag worden.
Soort afspraak herinnering: Selecteer hier de juiste optie.
Alleen controle afspraken herinneren: Hiermee herinnert u alleen de afspraken met een controle icoon.
Email versturen na: Hier kunt u aangeven na welk tijdstip de afspraakherinneringen verstuurd mogen worden.
Alle agenda's selecteren: Wilt u een afspraak herinnering versturen voor alle behandelaars, dan kunt u het vakje 'Alle agenda's selecteren' aanvinken. U kunt ook een selectie maken door op het vakje voor de behandelaar te klikken, u krijgt dan een rood pijltje in beeld bij de geselecteerde medewerker(s).
Bent u klaar met de invoer, dan kunt u op het icoontje 'bereken de printlijst' klikken, er komt dan een afsprakenoverzicht in beeld.
Klopt het overzicht, kies dan voor het icoontje 'Maak alle afspraakbevestigingsmails aan en plaats die in de te verzenden lijst'.
De volgende melding komt nu naar voren, kies Ja.
In het afspraak herinneringen overzicht kunt u nu zien hoeveel e-mails er klaar staan in de 'Te verzenden lijst'.
Nieuwe Simplex(-M) UI
Navigeer naar Printen > Afspraak herinneringen > Instellingen > Instellingen afspraakherinneringen
In het bovenstaande venster kunt u het volgende invullen:
Tekst boven/onder de afspraakvermeldingen: In deze twee vensters kunt u de tekst opgeven die boven en onder de afspraak komen te staan.
CoronaTriage: Wanneer u gebruik wilt maken van de Triage vragenlijst en de SimMultiService heeft ingesteld, kunt u hiermee de CoronaTriage toevoegen aan de afspraakherinnering.
QRCode: Kiest u ervoor om een QR-code te versturen met de herinneringsmail, klik dan op de QRCode knop.
Onderwerp: U kunt ervoor kiezen om zelf een onderwerp in te vullen of om de patiëntnaam als onderwerp te gebruiken.
Onderdruk de afspraakduur in de email: Mocht u de afspraakduur niet willen vermelden in de herinneringsmail, dan kunt u het vakje aanvinken.
Onderdruk 'Afspraak met ...' in de email: Wilt u de behandelaar niet aangeven in de herinneringsmail, dan kunt u het vakje aanvinken.
Onderdruk de geboortedatum in de email: U kunt er voor kiezen om de geboortedatum niet te tonen in de herinneringsmail.
2e lijns afspraken meenemen in de email en het afspraken etiket: U kunt ervoor kiezen om 2e lijns afspraken een herinneringsmail te versturen of om een afspraak etiket te maken.
Wanneer u de invoer wilt opslaan kiest u voor de groene vink. U keert terug naar het overzicht van de Afspraak herinneringen.
In het bovenstaande venster kunt u het volgende aangeven:
Periode: U kunt hier aangeven vanaf welke data de herinneringsmail verstuurd mag worden.
Soort afspraak herinnering: Selecteer hier de juiste optie.
Alleen controle afspraken herinneren: Hiermee herinnert u alleen de afspraken met een controle icoon.
Email versturen na: Hier kunt u aangeven na welk tijdstip de afspraakherinneringen verstuurd mogen worden.
Alle agenda's selecteren: Wilt u een afspraak herinnering versturen voor alle behandelaars, dan kunt u het vakje 'Alle agenda's selecteren' aanvinken. U kunt ook een selectie maken door op het vakje voor de behandelaar te klikken, u krijgt dan een rood pijltje in beeld bij de geselecteerde medewerker(s).
Bent u klaar met de invoer, dan kunt u op het icoontje 'bereken de printlijst' klikken, er komt dan een afsprakenoverzicht in beeld.
Klopt het overzicht, kies dan voor het icoontje 'Maak alle afspraakbevestigingsmails aan en plaats die in de te verzenden lijst'.
De volgende melding komt nu naar voren, kies Ja.
In het afspraak herinneringen overzicht kunt u nu zien hoeveel e-mails er klaar staan in de 'Te verzenden lijst'.
Afspraakherinneringen versturen
Het zou kunnen dat de e-mail provider maar een aantal e-mails per dag/keer accepteert. Om ervoor te zorgen dat alle e-mails worden verstuurd, kan het aantal e-mails per 'batch' worden aangepast.
Huidige Simplex(-M) UI
Navigeer nu naar het email overzicht > Instellingen > Instellingen. In dit venster kunt u in de Praktijk instellingen 'Verzend email in batches van maximaal ... berichten' het aantal aanpassen naar 50 e-mails per keer. Kiest voor de groene vink.
om de invoer op te slaan, u keert nu terug naar het e-mail overzicht. De afspraakherinnering mails staan klaar in de 'Alle accounts' lijst in de mailbox. U kunt nu op 'Email verzenden' en op 'Verstuur e-mails' klikken om de afspraakherinnering e-mails te versturen.
Nieuwe Simplex(-M) UI
Navigeer naar Email > Email center > Instellingen > Instellingen. In dit venster kunt u in de Praktijk instellingen 'Verzend email in batches van maximaal ... berichten' het aantal aanpassen naar 50 e-mails per keer. Kiest voor de groene vink. om de invoer op te slaan, u keert nu terug naar het e-mail overzicht. De afspraakherinnering mails staan klaar in de 'Alle accounts' lijst in de mailbox. U kunt nu op 'Email verzenden' en op 'Verstuur e-mails' klikken om de afspraakherinnering e-mails te versturen.
